Si en tu empresa tienes la necesidad de cubrir algunas tareas como la atención de llamadas o la atención al cliente y quieres incorporar a una persona que se encargue de estas cuestiones, es muy probable que te plantees si se trata de un puesto de secretaría o de recepcionista.
Veamos en qué consisten las tareas más habituales en la secretaría y la recepción, cuáles son las diferencias y cuáles las similitudes para que la decisión resulte más sencilla.
¿Qué hace una secretaria?
Un puesto de secretaría en una empresa suele cubrir una amplia variedad de tareas administrativas y de apoyo. Suelen incluir todas o algunas de estas cuestiones:
- Gestión de la correspondencia. Recepción y envío de paquetería.
- Organización de agendas. Programación y coordinación de citas, reuniones y viajes de negocios.
- Preparación de documentos. Redacción, edición y distribución de informes y otros documentos.
- Gestión de archivos. Mantenimiento de sistemas de archivo de documentación, tanto físicos como digitales.
- Atención telefónica y atención al cliente. Filtrado y desvío de llamadas telefónicas a las personas adecuadas, así como gestión del correo electrónico.
- Apoyo administrativo. Realización de tareas administrativas básicas de apoyo.
- Asistencia personal a la directiva. Apoyo directo a los altos cargos de la empresa, con gestión de tareas relacionadas con el puesto.
¿Qué hace una recepcionista?
Una recepcionista, por su parte, es la primera persona de contacto en una empresa. Desempeña un papel crucial en la impresión inicial que se llevan las personas que acuden a la oficina. Sus funciones suelen incluir las siguientes tareas:
- Atención al cliente. Recepción y bienvenida de visitantes, clientes y proveedores, encargándose de ser la cara de la empresa y la responsable de la primera impresión.
- Atención de llamadas. Recepción y desvío de llamadas telefónicas a la persona adecuada, tomando notas cuando sea necesario.
- Gestión de citas. Coordinación y programación de citas y reuniones.
- Registro de visitantes. Mantenimiento de un registro de entradas y salidas de visitantes.
- Recepción de correspondencia. Recepción y distribución de correo y paquetería.
- Soporte administrativo básico. Realización de tareas administrativas de apoyo.
Diferencias clave entre secretaria y recepcionista
Aunque ambos roles comparten algunas tareas, existen diferencias clave entre una secretaria y una recepcionista.
En primer lugar, la secretaría se suele encargar de lidiar con cuestiones administrativas más complejas y del apoyo a la dirección de manera más estrecha. La recepción, por su parte, está más centrada en la atención al cliente y suele disponer de menos tiempo para profundizar en tareas de administración.
Por tanto, el ámbito en el que interactúan estas personas es algo distinto: mientras que en la secretaría se centra más en el personal interno de la empresa, la recepción está más dirigida al público externo, como clientes o proveedores.
La secretaria debe disponer de menos distracciones en su jornada para poder enfocarse en tareas que requieren mayor concentración, mientras que la recepcionista está expuesta a constantes interrupciones que impiden el desarrollo de trabajos complejos.
Similitudes entre secretaria y recepcionista
A pesar de las diferencias entre secretaria y recepcionista, ambos roles comparten algunos rasgos, principalmente en lo que respecta al perfil de las personas.
En los dos casos, es importante contar con conocimientos básicos para el desempeño de tareas administrativas ligeras. La capacidad de organización y la atención al detalle son esenciales para llevar a cabo este tipo de trabajos con eficacia.
Por otra parte, las habilidades comunicativas son clave, tanto para desempeñar el trabajo de forma efectiva como para brindar una atención al cliente adecuada.
¿Cuál es el rol adecuado para tu empresa?
Teniendo en cuenta las características de ambos roles, ¿cuál es el rol más adecuado para cubrir las necesidades de tu empresa?
Esto dependerá de en qué ámbito tengas una mayor carga de trabajo. Si la mayor parte del peso recae en la atención al cliente, tanto presencial como digital o telefónica, seguramente necesites una recepcionista.
Si lo que necesitas es un perfil más administrativo porque la mayor parte del trabajo estará relacionada con el apoyo al personal, es probable que el rol más adecuado sea el de secretaría.
Sin embargo, si se trata de una combinación entre ambas, puedes optar por contratar un perfil híbrido como solución.
¿Y si lo ideal es contratar un servicio de secretaría virtual?
En algunos casos, una pyme necesita un rol de apoyo en la atención al cliente y la gestión de agendas pero no dispone de la carga de trabajo suficiente como para que contratar a una persona resulte rentable.
En estas situaciones, sobre todo en casos en los que la atención presencial no es esencial, un servicio de secretaría virtual puede ser la solución idónea, adaptándose a las funciones necesarias y el volumen de trabajo en cada momento con un coste muy ajustado. Contacta con nosotros y descubre todas las ventajas de esta opción.
