Si eres de los que cree que añadir continuamente funciones de cada trabajador es bueno para tu empresa no sigas leyendo.
Cuando se trata de ahorrar dinero la mayoría de los empresarios piensa en que no hay más remedio que despedir personal, recortar servicios y un largo etcétera que en mayor o menor medida desembocan en un gran problema: la misma plantilla con más funciones que llevar a cabo. La lógica nos dice que menos gastos mayores beneficios pero el mundo de la empresa no ha de ser lógico sino productivo y un trabajador al que cada día le llueven tareas nuevas es un trabajador que cada día trabaja peor (genera menos beneficio).
Nuestros clientes más antiguos nos han revelado, durante años de camino conjunto, dos cosas importantísimas: 1- los trabajadores son los que hacen que la empresa funcione y 2- un jefe tiene la responsabilidad de gestionar los recursos de su empresa y elegir bien como distribuirlos. Uniendo estas dos afirmaciones nosotros lanzamos una tercera: hay que saber gestionar los activos que hay dentro de una empresa y si no los hay buscarlos fuera de ésta.
Con los años hemos aprendido muchas cosas sobre la productividad en la empresa y queremos compartirlo con quienes puedan estar interesados en mejorar el rendimiento de su plantilla:
- Las personas que trabajan en administración no tienen porqué saber ser secretarios/as. Atender las llamadas es una tarea muy delicada y debe hacerlo alguien capacitado por lo que es mejor contratar un servicio de secretariado que encargárselo a el primer trabajador que tenga tiempos muertos.
- Si ya tienes una persona especialista en atender el teléfono recuerda que en momentos puntuales el volumen de llamadas puede aumentar tanto que necesite una centralita u otro tipo de entorno de apoyo.
- Si necesitas una persona que te gestione tanto temas de la empresa como gestiones personales recuerda que puede ser conflictivo para un trabajador/a llevar a cabo esas funciones. La figura del personal assistant está ganando mucho peso entre los empresarios de todos los sectores.
- Los comerciales hacen mejor su trabajo si les facilitas la tarea y le ofreces una cobertura de comunicaciones óptima para atender mejor a los clientes.
- Si tu negocio requiere de gestión de citas de carácter personal o necesitáis atender avisos urgentes recuerda que los usuarios deben poder contactar a cualquier hora, sea horario de oficina o no.
- Asignar el control de la agenda de la Dirección a un trabajador que además tiene que hacer otros trabajos no suele acabar bien. Es mejor un servicio especializado en agenda de directivos para asegurar el éxito.
- Si los clientes son lo más importante no dejes el departamento de atención al cliente en manos de otro departamento que ya cuenta con otra función. Si es necesario externaliza este área y garantiza la satisfacción del cliente.
Estos son algunos de los casos con los que nos encontramos a diario y que, según palabras de nuestros clientes, hacen más fácil aumentar la productividad y por lo tanto los beneficios. Al fin y al cabo es a lo que nos dedicamos.
