Pocas veces se ha logrado transportar tan bien una necesidad tradicional al mundo de las nuevas tecnologías. Y es que a pesar de haber transcurrido siglo y medio desde la comercialización de la primera máquina de escribir, artefacto que definió el perfil de la antigua secretaria, las empresas necesitan seguir recurriendo a puestos auxiliares para las tareas diarias relacionadas con la organización y la atención de llamadas.
Cada vez que una empresa acude a nosotros con problemas organizativos y de falta de tiempo para las pequeñas tareas personalizamos nuestro servicio de secretaria virtual para solucionar sus necesidades. Es decir, una secretaria virtual atiende su teléfono como si estuviera en sus oficinas, con la posibilidad de mantener su número de teléfono o ampliar a distintas líneas con prefijo autonómico. Nuestro nivel de personalización es tal que el cliente final percibe que es atendido de principio a fin por un integrante más de su negocio.
Pero el servicio de secretaria virtual, al igual que el secretariado personal de finales de siglo pasado, no es solo la correcta recepción de llamadas de forma profesional sino que cuenta con una larga lista de funcionalidades. Sirviéndonos de un poco de nostalgia hemos rescatado este antiguo anuncio de dictáfonos automáticos.
Si lo ampliamos podemos ver que se basa en una casi interminable enumeración de cualidades de la secretaria perfecta. A modo de parodia cita algunas del tipo:
Una secretaria debe ser inteligente pero siempre dejar que su jefe llegue a las conclusiones primero
Atender el teléfono, salir a hacer recados y servir el café sin ausentarse de su puesto de trabajo.
Nunca estar indispuesta, enfadada o molesta y además siempre hacer ver a su jefe como a un genio.
Bromas retro-publicitarias a parte, nuestros clientes de secretariado virtual quedan más que satisfechos con el resto de características del servicio (aunque de momento no podemos serviles el café…):
- Atención de llamadas en castellano, catalán, o inglés de 9:00h a 20:00h.
- Únicamente la secretaria virtual asignada a tu cuenta, y no un número desorbitado de agentes impersonales, atenderán todas tus llamadas garantizando así su control y seguimiento.
- Protocolo personalizable de actuación según el tipo de llamadas y según su disponibilidad en tiempo real.
- Una vez recibida la llamada y registrados los datos acordados, se transmiten dichos datos mediante email, llamada o SMS según tus instrucciones.
- Registro informatizado de todas las llamadas con acceso web.
- Realizamos llamadas salientes, tanto para mensajes a sus clientes como para concertación de citas, encuestas, etc.
- Capturamos y gestionamos pedidos telefónicos, incluso integrándolos en tu sistema informático.
- Realizamos funciones de asistente personal como la reserva de billetes, gestión de viajes, hoteles, vacaciones familiares, compra de entradas, cobro de recibos, gestión de correspondencia, gestiones bancarias, asesoría en hardware y software, etc.
Por todos los beneficios que aporta el servicio de secretaria virtual es un fenómeno irreversible que cada vez gana más terreno en empresas de muy diversos tamaños ya que, a pesar de las opiniones más generalizadas, una PYME también puede mejorar su negocio y aumentar sus beneficios gracias a este tipo de servicios externos.
