Si eres dels quals creu que afegir contínuament funcions a cada treballador és bo per a la teua empresa no seguisques llegint. Quan es tracta d’estalviar diners la majoria dels empresaris pensa que no hi ha més remei que acomiadar personal, retallar serveis i un llarg etcètera que en major o menor mesura desemboquen en un gran problema: la mateixa plantilla amb més funcions que dur a terme. La lògica ens diu que menys despeses majors beneficis però el món de l’empresa no ha de ser lògic sinó productiu i un treballador al que cada dia li plouen tasques noves és un treballador que cada dia treballa pitjor (genera menys benefici).
Els nostres clients més antics ens han revelat, durant anys de camí conjunt, dues coses importantíssimes: 1- els treballadors són els que fan que l’empresa funcione i 2- un cap té la responsabilitat de gestionar els recursos de la seua empresa i triar ben com distribuir-los. Unint aquestes dues afirmacions nosaltres llancem una tercera: cal saber gestionar els actius que hi ha dins d’una empresa i si no els hi ha cercar-los fora d’aquesta.
Amb els anys hem après moltes coses sobre la productivitat en l’empresa i volem compartir-les amb els qui puguen estar interessats a millorar el rendiment de la seua plantilla:
- Les persones que treballen a administració no tenen perquè saber ser secretaris/as. Atendre les trucades és una tasca molt delicada i ha de fer-ho algú capacitat pel que és millor contractar un servei de secretariat que encarregar-li-ho al primer treballador que tinga temps morts.
- Si ja tens una persona especialista a atendre el telèfon recorda que en moments puntuals el volum de trucades pot augmentar tant que necessite una centraleta o un altre tipus d’entorn de suport.
- Si necessites una persona que et gestione tant temes de l’empresa com a gestions personals recorda que pot ser conflictiu per a un treballador/a dur a terme aquestes funcions. La figura del personal assistant està guanyant molt pes entre els empresaris de tots els sectors.
- Els comercials fan millor el seu treball si els facilites la tasca i li ofereixes una cobertura de comunicacions òptima per a atendre millor als clients.
- Si el teu negoci requereix de gestió de cites de caràcter personal o necessiteu atendre avisos urgents recorda que els usuaris han de poder contactar a qualsevol hora, siga horari d’oficina o no.
- Assignar el control de l’agenda de la Direcció a un treballador que a més ha de fer altres treballs no sol acabar bé. És millor un servei especialitzat en agenda de directius per a assegurar l’èxit.
- Si els clients són el més important no deixes el departament d’atenció al client en mans d’un altre departament que ja compta amb una altra funció. Si és necessari externalitza aquesta àrea i garanteix la satisfacció del client.
Aquests són alguns dels casos amb els quals ens trobem diàriament i que, segons paraules dels nostres clients, fan més fàcil augmentar la productivitat i per tant els beneficis. Al cap i a la fi és al que ens dediquem.
