No ens cansem de repetir als nostres clients que no importa la grandària de la teua empresa, la informació és or i en ocasions s’escapa entre els nostres dits. Cal eradicar la creença que els processos de captació d’informació mitjanament complexos són exclusius de les grans corporacions internacionals perquè, en cas contrari, estarem deixant escapar un ben molt preuat i que està a l’abast de la nostra mà; només és necessari comptar amb les eines necessàries.
Sabem que les empreses de menor grandària no compten sempre amb una informatització de les trucades entrants i sortints i que, en molts casos, invertir per a implementar aquest sistema no és una bona decisió perquè entren en contacte molts factors com a sotware, equip humà, canvi en les rutines, etc. Però no és necessari capgirar l’oficina per a captar aqueixes petites joies que poden ensenyar-nos el camí cap a una millora dels nostres serveis.
El nostre servei de Secretariat Virtual pot, a més de les seues ja conegudes prestacions, utilitzar-se com un servei de informes digitals que, entre altres coses, s’encarrega de recopilar informació útil relacionada amb les trucades entrants i sortints. No donem cap factor per sobreentès i no confiem en la memòria independentment de la importància de la trucada, així tot queda registrat en un quadrant online que el client pot consultar en qualsevol moment i lloc. Titular de la trucada, informació que demanda, evolució de la conversa, durada, si la trucada modifica una cita en l’agenda del gerent o els comercials, si va ser transferida a alguna línia de l’empresa o si es va reconvertir en fax o email i s’envià com a cita o recordatori; tota aquesta informació pertany a la nostra empresa i és necessari recopilar-la, analitzar-la i si és possible traure conclusions beneficioses per a la millora del negoci i la relació amb els clients.
Utilitats generals després de la recopilació (o mineria) de dades:
- Anàlisi estadístic de temps, horaris i durades.
- Característiques dels interlocutors.
- Trànsit de la informació entre departaments.
- Tendències de consultes per períodes de temps determinats.
- Consultes més freqüents.
- Termòmetre de la satisfacció dels clients.
- …
El fet mateix de no haver necessitat recopilar aquesta informació per a que el negoci prospere no significa, i no ens cansem de dir-li-ho als nostres clients, que no puga marcar la diferència aquesta xicoteta però rendible inversió. Comprovat: després del primer informe tots els nostres clients es penedeixen de no haver començat abans.
