La tecnologia no ha de ser només un munt de cables i llums sinó que ha d’estar al servei de les empreses a tot moment. Sense fallades i sense excuses. En primer lloc cal conèixer el servei: una centraleta externa és un lloc de treball extern amb horari ininterromput que absorbeix les funcions de la persona que atén el telèfon i, a més, implementa aquestes funcions amb tasques complementàries gràcies a la tecnologia.
Per tots és sabut que una gran font de pèrdua de temps i productivitat són les trucades no directes, és a dir aquelles que acaben en la línia principal ateses per un operador físic que, evidentment, no és l’objectiu de la trucada sinó que en moltes ocasions, per saturació, fa de coll d’ampolla entre l’origen i la destinació final de la trucada. D’altra banda estan les trucades que precisament no volem que arribin directament sinó que van derivades a un lloc intermedi amb la finalitat d’agilitar les comunicacions i de no saturar a determinats llocs de l’empresa. En general, i en empreses poc experimentades, existeixen unes directrius generals que en moltes ocasions generen un tràfic de les comunicacions poc pràctic i que deixa una mala experiència al client final que intenta comunicar-se amb aquesta empresa.
És necessària una personalització exhaustiva i que permeti canvis puntuals en temps real per poder transferir les trucades de la forma més eficient. A més de la transferència de trucades a qualsevol número de telèfon aquest servei permet gestionar una bústia de veu privat i diverses línies dedicades, per exemple, a diferents seccions del seu negoci.
Existeixen tantes configuracions com empreses ja que podem fer que des de la centraleta les trucades surtin cap a un telèfon fix, a una altra centraleta local, a un mòbil, a un e-mail, un ordinador fins i tot, si es donara el cas, a qualsevol sistema digital de captació de trucades.
Un cas real:
Un dels nostres clients rep tantes visites físiques en les seues oficines generals que mitjançant una línia especial amb el servei de porteria i sota un estricte protocol de seguretat, regulem l’accés a les persones que realment sabem que tenen una cita important. Mentre que la resta de visites són derivades a diferents departaments perquè els atenguen de forma eficient i, en molts casos, millor que si hagueren visitat Gerència com ells volien. I tot açò en temps real a 500 kms de distància.
