Poques vegades s’ha aconseguit transportar tan bé una necessitat tradicional al món de les noves tecnologies. I és que malgrat haver transcorregut segle i mig des de la comercialització de la primera màquina d’escriure, artefacte que va definir el perfil de l’antiga secretària, les empreses necessiten seguir recorrent a puestos auxiliars per a les tasques diàries relacionades amb l’organització i l’atenció de trucades.
Cada vegada que una empresa acudeix a nosaltres amb problemes organitzatius i de falta de temps per a les petites tasques dissenyem un personalitzadísim servei de secretariat virtual. És a dir, una secretària externa atén el seu telèfon com si estiguera en les seues oficines, amb la possibilitat de mantenir el seu número de telèfon o ampliar a diferents línies amb prefix autonòmic i que en cap cas permet al client saber que està parlant amb un servei extern. El nostre nivell de personalització és tal que el client final és atès de principi a fi per un integrant més del seu negoci.
Però el secretariat virtual, igual que el secretariat personal de finals de segle passat, no és solament la correcta recepció de trucades de forma professional sinó que compta amb una llarga llista de funcionalitats. Servint-nos d’una mica de nostàlgia hem rescatat aquest antic anunci de dictàfons automàtics.
Si ho ampliem podem veure que es basa en una quasi interminable enumeració de qualitats de la secretària perfecta. A manera de paròdia cita algunes del tipus:
Una secretària ha de ser intel·ligent però sempre deixar que el seu cap arribe a les conclusions primer. Atendre el telèfon, eixir a fer encàrrecs i servir el cafè sense absentar-se del seu lloc de treball. Mai estar indisposada, enfadada o molesta i a més sempre fer veure al seu cap com a un geni.
Bromes retro-publicitàries a part, els nostres clients de secretariat virtual queden més que satisfets amb la resta de característiques del servei (encara que de moment no podem servils el cafè…):
- Atenció de trucades en castellà, català, anglès o francès de 9:00h a 20:00h.
- Únicament dos especialistes en atenció telefònica, i no un nombre desorbitat d’agents impersonals, atendran totes les seues trucades garantint així el seu control i seguiment.
- Protocol personalizable d’actuació segons el tipus de trucades i segons la seua disponibilitat en temps real.
- Una vegada rebuda la trucada i registrats les dades acordades, es transmeten aquestes dades mitjançant email, cridada o SMS segons les instruccions del nostre client.
- Registre informatitzat de totes les trucades amb accés web.
- Realitzem trucades sortints, tant per a missatges als seus clients com per a concertació de cites, enquestes, etc.
- Capturem i gestionem comandes telefòniques, fins i tot integrant-los en el sistema informàtic del client.
- Realitzem funcions d’assistent personal com la reserva de bitllets, gestió de viatges, hotels, vacances familiars, compra d’entrades, cobrament de rebuts, gestió de correspondència, gestions bancàries, assessoria en hardware i software, etc.
Per tots els beneficis que aporta el secretariat virtual és un fenomen irreversible que cada vegada guanya més terrè en empreses de molt diverses grandàries ja que, malgrat les opinions més generalitzades, una PIME també pot millorar el seu negoci i augmentar els seus beneficis gràcies a aquest tipus de serveis externs.
