Hasta hace pocos años, se pensaba que la única manera de trabajar en una oficina era mediante el aislamiento de cada uno de los trabajadores. Por eso es tan habitual encontrar pequeños cubículos en los que el empleado realiza sus tareas prácticamente sin ver a las personas que tiene a su alrededor.
Pero este concepto está comenzado a cambiar. Ya hace tiempo que en algunos países se trabaja con el concepto de espacios abiertos en oficina. Quizás sea en EEUU, concretamente en Silicon Valley, donde se ha llevado más lejos esta idea creando lugares de trabajo distintos y muy rompedores. Pero también en Europa se ha estado incorporando este método desde hace ya algún tiempo tiempo.
El espacio abierto no sirve para todo tipo de trabajos. Por ejemplo, resulta molesto trabajar de esta forma cuando todos los trabajadores se pasan muchas horas al teléfono. Pero sí funciona para otro tipo de tareas.
Veamos cómo se pueden crear estos espacios abiertos y cuáles son las ventajas de esta manera de distribuir el espacio en la oficina.
Mesas comunes para potenciar el trabajo en equipo
Las oficinas que incorporan el concepto de espacio abierto cuentan con una gran zona común de trabajo en la que no hay asientos asignados. Cada trabajador llega y coloca su equipo en un espacio libre. Esto permite que se puedan crear grupos de trabajo y de colaboración diferentes según el proyecto que se esté realizando y también que todos acaben conociendo a todos.
Las mesas comunes suelen estar formadas por mesas de un tamaño manejable unidas entre sí. Esto facilita que, si las necesidades de trabajo así lo requieran, se puedan separar una o varias mesas para crear un grupo a parte. La distribución no es fija, se adapta a las necesidades de cada momento.
En la sala común, además de la mesa de trabajo puede haber espacios alternativos, como sofás o sillones en los que sentarse a trabajar con el portátil para cambiar de postura o para aislarse un rato del resto y poder concentrarse en algo concreto.
Despachos compartidos para optimizar el uso de los espacios
Todas las empresas necesitan que sus trabajadores puedan contar con zonas más íntimas para diferentes tipos de gestiones o trabajos. Por ejemplo, para poder recibir a un cliente y hablar de una manera discreta o para realizar llamadas de teléfono sin necesidad de molestar al resto de compañeros.
La diferencia entre estas empresas es que aquí esos despachos son compartidos y solo se utilizan el tiempo que resulta necesario, dejándose libres al acabar para que otro compañero pueda utilizarlos. Esto se puede organizar de diferentes maneras, por ejemplo reservando el espacio cuando se cuenta con una visita o usando el que esté libre en cada momento cuando no se trata de algo que se haya programado previamente.
Además de los despachos de tamaño pequeño, puede haber salas de reuniones en las que juntarse con varios compañeros para poder llevar a cabo trabajos en los que es necesario hablar e intercambiar ideas y que podría molestar al resto si se realizara en la sala común. Estas salas también sirven para presentaciones, reuniones más numerosas etc.
Al utilizar un mismo espacio con diferentes fines y por parte de cualquiera de los trabajadores de la empresa, el uso de estos lugares se optimiza al máximo y con menos metros cuadrados se logra realizar un trabajo de igual o incluso de mayor calidad.
Zonas de relax para convivencia y evitar el estrés
Las oficinas que trabajan con el concepto de espacio abierto también suelen incorporar otros aspectos propios de la misma filosofía, como son las zonas de relax y convivencia. Sin llegar a los extremos de las grandes empresas americanas antes mencionadas, que cuentan incluso con áreas para deporte o videojuegos, cada vez son más las empresas que sí que facilitan a sus trabajadores una pequeña zona independiente para poder realizar un descanso en la jornada.
Esta área suele estar dotada de cafetera, nevera, microondas y fregadero así como de mesa para poder comer. Esto permite que los trabajadores puedan tomarse su descanso sin necesidad de salir de la oficina, pero desconectando totalmente del trabajo. También es un lugar perfecto para charlar con los compañeros y fortalecer lazos de relación.
Incluso hay empresas que llevan esto un poco más allá no controlando el tiempo de trabajo y de descanso de sus empleados y permitiendo que sean ellos quienes se gestionen libremente sus horarios, desconectando cuando así lo necesitan. Gracias a esta flexibilización se supone que el trabajador sufrirá menos estrés y trabajará más eficientemente el resto del tiempo.
Este método de trabajo es perfecto para empresas que trabajan con objetivos, como fechas de entrega para proyectos y en las que no es tan importante la presencia del trabajador durante unan franja concreta de tiempo, pero sí el rendimiento que el mismo tenga durante el tiempo efectivo de trabajo.
