La gestión de la información confidencial es clave en todas las empresas, pero particularmente en aquellas que recogen datos personales con finalidades como la creación de bases de datos de clientes, el marketing o la atención de llamadas.
A continuación, repasamos qué tipo de información se puede considerar confidencial y cuáles son las medidas que se pueden implementar para garantizar la seguridad.
¿Qué tipo de información se considera confidencial?
Hay distintos tipos de informaciones que requieren confidencialidad, dependiendo de su finalidad y su naturaleza.
Propiedad intelectual
La propiedad intelectual incluye todas aquellas patentes, derechos de autor o informaciones relacionadas con procesos industriales o de fabricación cuya revelación pueda suponer un perjuicio para la empresa.
Información empresarial
La confidencialidad también puede afectar a información empresarial, un concepto que incluye desde estrategias de negocio a información sobre contratos, presupuestos, carteras de clientes u otros datos que puedan perjudicar a la empresa en caso de que salieran a la luz.
Datos personales
Los datos personales protegidos incluyen nombres completos, direcciones, números de teléfono, datos bancarios, correo electrónico, etc.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es muy estricto, y los fallos en su cumplimiento pueden implicar sanciones importantes, por lo que disponer de mecanismos adecuados para proteger la información confidencial es imprescindible.
¿Cómo implementar políticas de seguridad de la información?
Mantener la información a buen recaudo y definir con claridad una serie de políticas de seguridad es esencial para tratar adecuadamente la información y garantizar la confidencialidad dentro de una empresa.
El enfoque de estas políticas debe abarcar distintos aspectos, desde el control de acceso a la información a las normas para el almacenamiento y la comunicación de datos.
Capacitación del personal en materia de gestión de la información
El personal de la empresa debe estar formado y actualizado para manejar adecuadamente los datos confidenciales en todo momento.
Por tanto, toda empresa debe disponer de un programa formativo en materia de tratamiento y gestión de la información, que incluya apartados relacionados con los posibles riesgos y las buenas prácticas a aplicar.
El protocolo para el tratamiento de datos debe estar claro y ser accesible en todo momento, proporcionando información clara y sencilla para evitar malentendidos o errores.
Además de una formación inicial, lo ideal es revisar periódicamente la eficacia de los procesos y actualizar o refrescar el conocimiento de la plantilla.
Acuerdos de confidencialidad con las personas que acceden a los datos
Una herramienta frecuente para definir con claridad qué datos son considerados confidenciales con la plantilla de la empresa o con proveedores son los contratos de confidencialidad.
Estos documentos son esenciales para definir claramente el tipo de informaciones sujetas a la confidencialidad y disponer de mecanismos legales de actuación en caso de que haya algún tipo de revelación o uso indebido.
Cifrado de la información confidencial
El cifrado es una de las técnicas más efectivas para proteger la información confidencial. Consiste en encriptar la información de manera que su contenido solo sea legible para las personas que disponen del acceso a la información.
Control y seguimiento de accesos
Una parte esencial de la gestión de información confidencial es el control y seguimiento de qué personas pueden acceder a ella y cuándo y cómo lo pueden hacer.
En este sentido, se suelen crear registros de acceso, que almacenan información sobre quién y cuándo ha accedido a los datos; programar revisiones periódicas, para comprobar que no hay vulnerabilidades o errores; y definir sistemas de alerta que puedan facilitar la detección de intentos de acceso sospechosos.
Configuración de dispositivos para el teletrabajo
En un contexto en el que el teletrabajo es frecuente, el uso de dispositivos móviles o portátiles aumenta la posibilidad de brechas en la adecuada gestión de la información confidencial.
Para evitarlas, es esencial supervisar el cifrado de los dispositivos de empresa, definir claramente una política de uso de dispositivos personales y emplear redes seguras en todo momento.
STK, atención de llamadas con todas las garantías
Una de las principales preocupaciones de las empresas al contratar un servicio de atención de llamadas es la seguridad y la confidencialidad de los datos.
En STK nos aseguramos de aplicar todas estas políticas para la gestión de la información confidencial, desde la capacitación de la plantilla al cifrado de la información y el control del acceso a los datos, ofreciendo a nuestros clientes un trato impecable.
Nuestro objetivo es que puedas delegar en nosotros con toda tranquilidad y convertirnos en tu socio de confianza, sabiendo que tu información estará siempre a buen recaudo.
