Las reuniones de negocios son momentos en lo que es crucial prestar la máxima atención y dar una buena imagen tanto personal como de la empresa.
Especialmente si es una reunión inicial o una primera toma de contacto con un potencial cliente o colaborador, la primera impresión debe marcar la diferencia y debe sentar un ejemplo de profesionalidad.
A continuación, repasamos algunos consejos básicos que garantizan reuniones de negocios efectivas que transmitirán una imagen profesional impecable, ya sean presenciales o virtuales.
1. Define un propósito claro
En un contexto en el que la mayoría de las personas de negocios tienen una agenda apretada, cada reunión debe cumplir un propósito claro.
Sobre todo si eres quien plantea la reunión, asegúrate de que se trata de un evento necesario, con unos objetivos claros, y que se trata del canal de comunicación adecuado.
Evita organizar reuniones para tratar cuestiones que se podrían resolver por canales de comunicación asincrónicos más cómodos para las personas implicadas, como un correo electrónico. La elección del canal de comunicación adecuado para cada necesidad transmite profesionalidad y eficacia en la resolución de problemas, y da confianza a tus clientes.
Encárgate de informar a las personas que participen de forma adecuada de la fecha y hora de la reunión, así como del lugar físico o el enlace de acceso, el objetivo principal y una lista de temas a tratar, si es necesario.
Puedes programar la reunión con suficiente antelación y hacer un recordatorio cuando la fecha se aproxime.
2. Prepara un orden del día con los puntos a tratar
Si eres la persona encargada de la organización de la reunión, encárgate de conducirla, moderarla y tomar notas o de asignar todas o parte de estas tareas a alguien que conozca bien la materia a tratar.
Prepara un orden del día detallado con los puntos a tratar en la reunión, siguiendo un orden lógico, y encárgate de que se traten todos y cada uno de ellos siguiendo el orden de manera que, al finalizar la reunión, todos se hayan resuelto.
Por ejemplo, si el tiempo de la reunión es muy limitado, puedes organizar el orden del día según la prioridad o la urgencia de cada cuestión, para que los temas más relevantes queden solucionados y el resto se puedan discutir en sucesivas ocasiones.
3. Valora el tiempo de las personas participantes
Una forma de demostrar que se aprecia y se valora el tiempo de las personas participantes en una reunión de negocios es la eficiencia en la planificación y la gestión del tiempo.
Por una parte, haz las averiguaciones necesarias para garantizar que únicamente se invita a aquellas personas cuya implicación es imprescindible.
Por otra, presta atención a la puntualidad, tanto en la hora prevista para comenzar la reunión como en no sobrepasar la duración prevista.
Sé firme en la moderación de la reunión y procura frenar cualquier desvío del orden del día y cortar las intervenciones innecesariamente largas para seguir avanzando.
En reuniones online, haz las pruebas necesarias de los dispositivos tecnológicos necesarios, tanto los micrófonos como la cámara y el encuadre apropiado, para evitar cualquier problema que pueda dar mala imagen por tu parte.
4. Envía materiales previos
Si en la reunión se va a tratar temas que requieran una documentación o preparación previa, encárgate de remitir el orden del día con los puntos a tratar y cualquier documentación pertinente con suficiente antelación, por ejemplo, junto con la convocatoria inicial de la reunión.
Proporciona instrucciones claras sobre qué es cada documento y qué esperas que revise o prepare cada persona antes de la cita.
5. Fomenta la participación
Si te encargas de conducir y moderar la reunión, interpela a todas las personas que estén presentes para que ofrezcan su punto de vista y para cerciorarte de que no tengan objeciones acerca de los acuerdos que se tomen ni dudas sin resolver.
6. Focaliza tu atención
Una de las cuestiones que más profesionalidad y confianza transmiten en la atención al cliente es la sensación de disponer de la atención plena de la otra parte.
Es imprescindible desconectar el teléfono y hacer sentir a las personas participantes que son importantes. Delega la gestión de llamadas de la empresa siempre que estés atendiendo a clientes o colaboradores para sacarle el máximo partido a tus reuniones de negocios.
7. Resume los acuerdos
Prepara un acta o documento resumen que incluya las decisiones tomadas y las tareas a desarrollar y remítela a todas las personas participantes detallando, si corresponde, la fecha límite para llevar a cabo dichas tareas o emplazando a una nueva reunión.
Siguiendo estos consejos, tus reuniones de negocios serán más efectivas, tanto desde el punto de vista de la productividad como en lo que respecta a la adecuada atención al cliente.
