La gestión del tiempo es clave para que las personas que dirigen pymes o son autónomas puedan desarrollar su negocio en equilibrio con su vida personal y sus necesidades de descanso.
Si te encuentras en esta situación, sabrás que lograr este equilibrio puede ser todo un reto, pero es imprescindible para disfrutar de una mejor calidad de vida a medio y largo plazo. Además, la conciliación suele implicar una mayor satisfacción y, por lo tanto, una mayor motivación en el ámbito laboral.
¿Qué estrategias puedes aplicar para gestionar mejor tu tiempo?
Cómo gestionar mejor tu tiempo si eres autónomo o diriges una pyme
Ser autónomo o dirigir una pyme suele implicar asumir una gran cantidad de responsabilidades, que abarcan desde la estrategia empresarial a largo plazo a pequeños detalles del día a día.
La atención al cliente, la búsqueda de socios y colaboradores, tareas administrativas, liderazgo de proyectos, contabilidad… Son trabajos que consumen mucho tiempo y que pueden hacer que las iniciativas a medio o largo plazo queden en un segundo plano.
Para optimizar el tiempo de trabajo y mantener el equilibrio entre el crecimiento de la empresa y el descanso, es clave desarrollar trabajar unos buenos hábitos y emplear herramientas para lograrlo.
El primer paso es priorizar las tareas más importantes y aprender a delegar pero, ¿cómo definir las prioridades y gestionar adecuadamente el tiempo?
Las mejores herramientas de productividad para pymes y emprendedores
Muchas aplicaciones permiten controlar la gestión del tiempo y analizar qué tareas son las que consumen una mayor parte de la jornada laboral para determinar si son las más importantes para la consolidación y crecimiento del proyecto o empresa.
Estas herramientas pueden ser aplicaciones para la gestión de proyectos, diseñadas para organizar tareas, fijar plazos y coordinar equipos de trabajo de manera intuitiva y visual.
Algunas de estas aplicaciones también permiten monitorizar la gestión del tiempo, indicando cuánto tiempo se dedica a cada tarea específica, algo muy útil para llevar a cabo mejoras en la organización de la carga de trabajo.
Elegir las herramientas más adecuadas para cada negocio dependerá de sus necesidades específicas pero, en todo caso, las aplicaciones para la gestión del tiempo son útiles para mejorar la productividad en cualquier sector y tipo de negocio.
Estrategias para planificar tu día y evitar distracciones laborales
¿Qué estrategias te pueden ayudar a planificar la jornada laboral y evitar las distracciones?
En primer lugar, tener unos objetivos claros a medio plazo te ayudará a definir los objetivos prioritarios para cada día. Fija metas alcanzables que se puedan cumplir en las primeras horas del día.
Para mantener la concentración, puedes organizarte empleando estrategias de planificación. Métodos como definir bloques de tiempo para tareas específicas o la técnica pomodoro (trabajar en intervalos de 25 minutos seguidos de breves descansos) pueden ayudar a potenciar la productividad.
Errores frecuentes en la gestión del tiempo en pymes y cómo solucionarlos
Un error muy común en pymes y autónomos es intentar llevar a cabo demasiadas tareas, algo que requiere mucho tiempo y, además, a medio plazo puede suponer fatiga y reducir la productividad, generando estrés y perjudicando también la conciliación con la vida personal.
Delegar tareas es imprescindible para poder llevar a cabo trabajos verdaderamente importantes para la consolidación y desarrollo de la empresa sin perder el foco.
Otro de los problemas de las pymes y autónomos son las distracciones. La atención de llamadas y otros contactos de socios y clientes durante la jornada laboral pueden suponer una distracción que impide desarrollar otras tareas.
Aunque es importante cuidar a los clientes y proveedores, alternativas como contratar un call center o contar con una secretaría virtual pueden liberar tiempo y mejorar la productividad sin que esto suponga una bajada de calidad en la atención al cliente.
Cómo aplicar técnicas de productividad para alcanzar tus objetivos empresariales
Las técnicas de productividad te ayudarán a trabajar de forma más eficiente, no durante más tiempo.
Por ejemplo, puedes aplicar la conocida como regla del 80/20 o principio de Pareto, que consiste en identificar el 20% de tareas que generan el 80% de los resultados, y centrarte en ellas. Busca alternativas para delegar o externalizar tareas que lleven mucho tiempo pero no tengan un impacto relevante en tus resultados.
Define bien la estrategia empresarial, detallando objetivos SMART, es decir, metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y dentro de un margen de tiempo. Revisa periódicamente su cumplimiento para analizar si tu gestión de las tareas está siendo la más adecuada.
Siguiendo estas estrategias, podrás disfrutar de una mayor calidad de vida y aprovechar mejor el tiempo de trabajo, centrándote en lograr un equilibrio que te permita maximizar la productividad para que tu negocio siga creciendo.
