Sin duda, una atención personal y profesional permite conseguir grandes ventajas tanto para el cliente como para la empresa: como la satisfacción de recibir respuesta a nuestras necesidades, lo que se traduce en beneficios económicos para el negocio. Por lo que es indudable la importancia de gestionar citas en el sector sanitario donde acuden muchos pacientes que buscan recibir un trato único, personal y de confianza.
Pero, tener a una persona que se ocupe exclusivamente del teléfono no parece la solución idónea. En primer lugar, porque supone un aumento de costes en la consulta. Además de que en momentos puntuales una sola persona puede ser insuficiente quedando llamadas sin atender o en espera mientras que en otros podría quedar a la espera de recibir llamadas.
Con un servicio externo este problema no ocurre ya que se refuerza la atención en los momentos necesarios. Optimiza al máximo este recurso sin pagar por algo que no se precisa y ofreciendo siempre la mejor atención al paciente.
La atención telefónica
La atención telefónica de calidad es muy importante en el sector sanitario. Cuando un paciente llama a una clínica para concertar una cita con un médico o solicitar la realización de una prueba diagnóstica, la primera impresión que se va a llevar es la que le transmita la persona que está al otro lado del hilo telefónico.
Incluso antes de eso, recibirá una impresión u otra en función de si su llamada es respondida o si tiene que estar, por el contrario, insistiendo, en repetidas ocasiones, antes de que alguien descuelgue el teléfono.
Por eso, un servicio de gestión de citas de calidad que realmente ponga solución a las necesidades de los pacientes es tan importante y necesaria. No solo porque el paciente en cuestión sentirá que se le atiende con rapidez, algo que siempre buscamos en nuestras consultas; sino que, además, reciba un trato cordial y profesional. Apostar por nuestro servicio de gestión de citas en el ámbito sanitario es, sin duda, una muy buena opción si lo que pretendes es mejorar la atención de tus pacientes, de igual modo que aumentar tu productividad. Contar con un profesional dispuesto a dedicar todo el tiempo que sea necesario para atender a tus pacientes y realizar la gestión que corresponda traerá consigo muchos beneficios.
La atención personal
Una buena gestión de citas repercute también en la atención personal a los pacientes que están en la clínica. Lo hemos visto en el ejemplo anterior. Si una recepcionista tiene que ocuparse de las llamadas de teléfono y, a la vez, debe atender a las personas que acuden presencialmente a la consulta, es muy posible que deje a uno de los dos sectores o a ambos, descontentos.
Si se centra en prestar atención a la persona que tiene delante, quien llama no estará recibiendo una atención apropiada, y, si por el contrario, interrumpe la gestión del paciente presencial para contestar el teléfono, este sentirá que su problema o situación no es lo suficientemente importante para ser atendido. En ambas ocasiones la atención personal es insuficiente ya que se intentará dar respuesta en el menor tiempo posible y de manera precipitada.
Los huecos en los horarios
Uno de los problemas derivados de la gestión de citas son los huecos en las agendas. Es cierto que hay ciertos períodos de tiempo que son imposibles de cuadrar y, por ende, quedan horas vacías debido al hecho, por ejemplo, de las cancelaciones de último minuto. Sin embargo, la mayor parte del tiempo se puede organizar de una manera correcta para mejorar en productividad y atención personal.
Cuando se contrata un servicio de gestión de citas en el sector sanitario es posible coordinar la agenda para que tanto las citas que se dan en la clínica presencialmente, así como las que se realizan por teléfono queden registradas en la agenda que se está utilizando actualmente en la consulta. En el caso de que se produzca alguna anulación, el servicio de gestión se encargará de llamar a otra persona para cubrir ese hueco y que, de esta manera, aprovechar al máximo el tiempo del que disponemos.
Un solo hueco puede no parecer un problema, pero a lo largo de la semana o de todo el mes, pueden sumarse muchas horas perdidas que, claramente, van a repercutir económicamente en el negocio. Pero, al margen del tema económico, aprovechar el tiempo perdido puede ser una gran oportunidad para adelantar la cita de un paciente que precisaba una consulta urgente y para quién no había hueco más pronto, o, para acomodar mejor un día excesivamente cargado de citas por circunstancias diversas.
La importancia de gestionar las citas en el sector sanitario se traduce, por tanto, en las ganancias económicas y, también, en la calidad de la atención. Por eso, contratar un servicio externo puede ser una excelente decisión para mejorar mucho en ambos aspectos para cualquier clínica sanitaria.
