La primera imagen lo es todo en los negocios. La experiencia que tenga el cliente o usuario con tu servicio es lo que determinará su satisfacción y posterior recurrencia; de ahí la importancia de ofrecer una buena atención de llamadas desde la primera toma de contacto.
Sin embargo, que una llamada de teléfono alcance o no el éxito depende de varios factores. En este artículo te contamos cuáles son los principales secretos para tener una atención de llamadas exitosa; así que no pierdas detalle.
#1. Contesta al menor tiempo posible
El contexto actual en el que nos encontramos ha propiciado una actitud de impaciencia generalizada a la hora de obtener una respuesta. Lo queremos todo al menor tiempo posible, por lo que cuando tenemos alguna duda y llamamos, esperamos una respuesta en pocos minutos. Si esperamos demasiado, buscamos otra alternativa.
¿Quieres ofrecer una atención exitosa? Atiende todas las llamadas sin demasiado tiempo de espera.
#2. Dale valor a quien está al otro lado
Ya sea un fiel cliente o uno que acaba de conocerte y busca algo de información. Inicia la conversación de manera respetuosa poniendo en valor la cuestión que le preocupa.
Es relevante demostrar interés por él y que no parezca que tienes prisa. De hecho, este tipo de cosas acaban siendo percibidas y, en este caso, no dudará en escoger a otra empresa para cubrir sus necesidades.
Para transmitir al cliente todo lo que deberías, se recomienda dejar lo que estás haciendo en ese momento y centrarte en él.
#3. Comunícate de manera pausada
El tono de voz es crucial en una llamada telefónica, principalmente, porque ni tú vas a poder observar su lenguaje no verbal ni la otra persona el tuyo. Por lo que es aconsejable enfocarse en el tono de voz.
Este debe de ser cordial, sereno, apacible y claro. Es importante mantener la calma en todo momento, incluso cuando llama un cliente algo disgustado o con algún tipo de queja.
#4. Ofrece una respuesta siempre
Eso sí, nunca trates de inventar nada ni dar una solución vaga. En caso de no conocer la respuesta al momento, es mejor intentar ganar tiempo explicándole que necesitas consultarlo o que te comunicarás más tarde para hacer un seguimiento.
Y recuerda, el boca a boca sigue siendo una estrategia eficaz que da resultados muy prometedores, por lo que presta atención a la forma de comunicarte con los usuarios o clientes desde el primer momento.
#5. Mantén un diálogo positivo
Evita palabras como problema, no puedo o mal en una llamada telefónica. La forma de confrontar la situación es clave y puede cambiar de manera notable la percepción del cliente hacia la consulta. No dudes en disculparte si dices algún tipo de palabra que pueda sentarle mal y evita bromas, nunca sabes quien hay al otro lado del teléfono.
Por ejemplo, en lugar de decir: “Eso no podemos hacerlo”, puedes decir, “Esto es lo que podemos hacer”. Son pequeños trucos que, con el tiempo, podrás incorporar a tus conversaciones de manera natural.
#6. Contrata profesionales
Y si todo esto anteriormente citado te parece muy difícil de cumplir, te recomendamos que contrates a profesionales que se encarguen de gestionar tus llamadas telefónicas de manera eficiente, sin que perciban que se trate de un servicio externo y con todas las ventajas añadidas que tiene delegar este tipo de responsabilidad.
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