La tecnología no debe ser sólo un montón de cables y luces sino que ha de estar al servicio de las empresas en todo momento. Sin fallos y sin excusas.
En primer lugar hay que conocer el servicio: una centralita externa es un puesto de trabajo externo con horario ininterrumpido que absorbe las funciones de la persona que atiende el teléfono y, además, implementa estas funciones con tareas complementarias gracias a la tecnología.
Por todos es sabido que una gran fuente de pérdida de tiempo y productividad son las llamadas no directas, es decir aquellas que acaban en la línea principal atendidas por un operador físico que, evidentemente, no es el objetivo de la llamada sino que en muchas ocasiones, por sobrecarga, hace de cuello de botella entre el origen y el destino final de la llamada. Por otro lado están las llamadas que precisamente no queremos que lleguen directamente sino que van derivadas a un puesto intermedio con el fin de agilizar las comunicaciones y de no saturar a determinados puestos de la empresa. Por lo general, y en empresas poco experimentadas, existen unas directrices generales que en muchas ocasiones generan un tráfico de las comunicaciones poco práctico y que deja una mala experiencia al cliente final que intenta comunicarse con dicha empresa.
Es necesaria una personalización exhaustiva y que permita cambios puntuales en tiempo real para poder transferir las llamadas de la forma más eficiente. Además de la transferencia de llamadas a cualquier número de teléfono este servicio permite gestionar un buzón de voz privado y varias líneas dedicadas, por ejemplo, a distintas secciones de su negocio.
Existen tantas configuraciones como empresas ya que podemos hacer que desde la centralita las llamadas salgan hacia un teléfono fijo, a otra centralita local, a un móvil, a un e-mail, un ordenador incluso, si se diera el caso, a cualquier sistema digital de captación de llamadas.
Un caso real:
Uno de nuestros clientes recibe tantas visitas físicas en sus oficinas generales que mediante una línea especial con el servicio de portería y bajo un estricto protocolo de seguridad, regulamos el acceso a las personas que realmente sabemos que tienen una cita importante. Mientras que el resto de visitas son derivadas a distintos departamentos para que les atiendan de forma eficiente y, en muchos casos, mejor que si hubieran visitado Gerencia como ellos querían. Y todo ello en tiempo real a 500 kms de distancia.
