Las personas emprendedoras, ya sean autónomas o tengan una pyme, a menudo se enfrentan al reto de buscar soluciones creativas para optimizar la productividad y el rendimiento dentro de la organización.
Este tipo de soluciones implican revisar cada proceso que se lleva a cabo en la empresa y replantear todas las decisiones, estudiando detenidamente en qué campos hay margen de mejora y cómo se podría ofrecer el mejor servicio posible garantizando la rentabilidad del negocio.
Uno de los aspectos que se suele tener en cuenta en estas situaciones es la externalización, también conocida como outsourcing. Esta estrategia consiste en contratar los servicios de otras empresas para llevar a cabo determinadas funciones, en lugar de contratar a personal que se encargue de ellas desde dentro de la organización.
Aunque la externalización puede ayudar a reducir costes, no todas las tareas son susceptibles de ser delegadas a terceros garantizando que la calidad del servicio se mantiene intacta. ¿Quieres saber qué departamentos de una empresa se pueden externalizar sin riesgos? Te lo contamos en detalle.
Servicios de mantenimiento y limpieza
El mantenimiento de las instalaciones y su limpieza son tareas necesarias en cualquier oficina, pero que no es necesario que lleve a cabo personal propio.
La eficacia de externalizar este área dependerá también del tamaño de las dependencias y la cantidad de trabajo que se genere. Lo más habitual es que estos trabajos solo lleven unas pocas horas al mes en las pequeñas y medianas empresas, por lo que contratar a una empresa o una persona externa seguramente resultará más económico e igualmente eficaz.
Servicios informáticos
La necesidad o no de disponer de servicios informáticos en la propia empresa dependerá mucho del sector al que se dedique y la cantidad de personal que trabaje en ella, así como del equipo que se emplee.
En una pyme, lo más habitual es que las necesidades de puesta a punto y mantenimiento de equipos informáticos sean limitadas, mientras que el volumen de trabajo relacionado con otras tareas como el desarrollo de aplicaciones o mantenimiento de sitios web dependerá de las características específicas del negocio.
Los servicios informáticos se pueden externalizar de manera sencilla, contratando bolsas de horas mensuales o anuales, por ejemplo, algo que, si la carga de trabajo no es excesiva, suele resultar más económico.
Recursos humanos y otros trámites
Las pequeñas y medianas empresas suelen enfrentarse a todo un reto en lo que respecta a la gestión de los recursos humanos y los trámites asociados.
La recepción de currículums, los procedimientos de selección, la elaboración de contratos o la gestión de nóminas e impuestos asociados pueden resultar un verdadero dolor de cabeza si no se dispone de la formación adecuada.
En este sentido, es habitual que autónomos y pymes recurran a asesorías o gestorías que se encarguen tanto de los recursos humanos como de las gestiones de impuestos y declaraciones, tanto las asociadas a la contratación de terceros como a las intrínsecas de las empresas o las personas autónomas.
Estas tareas suelen resultar sencillas para profesionales y llevar unas pocas horas al mes, por lo que contratar este servicio de manera externa puede resultar muy eficiente si se dispone de una plantilla reducida.
Atención al cliente
Otro de los departamentos que se pueden externalizar es el de la atención al cliente. Especialmente en las empresas emergentes, la gestión de llamadas puede resultar abrumadora, en un contexto en el que una atención al cliente efectiva puede marcar la diferencia en el crecimiento del negocio.
Una secretaria virtual, que ofrece flexibilidad y escalabilidad dependiendo de las necesidades de la empresa, puede ser una buena idea para prestar el mejor servicio posible a un coste muy ajustado.
No obstante, a la hora de externalizar la gestión de llamadas de una empresa, es imprescindible que cuentes con un equipo experto que garantice que la experiencia del cliente será impecable, y que atienda a cada persona con la dedicación con la que lo haría si trabajara en tu empresa.
En STK, gracias a nuestra amplia experiencia, sabemos perfectamente cuánto puede marcar la diferencia en los resultados de la empresa una atención al cliente de calidad, por lo que nuestros servicios de secretaria virtual están cuidadosamente diseñados para cubrir las necesidades de cada empresa como un guante.
Consejos para decidir si externalizar un departamento
Vistos algunos departamentos que son susceptibles de ser externalizados, es importante que tengas en cuenta algunos consejos antes de tomar una decisión:
- No te centres únicamente en el coste. Sabemos que los beneficios de la empresa son muy importantes pero, especialmente si estás arrancando, debes encontrar un correcto equilibrio entre calidad y precio.
- Busca empresas de confianza. Externalizar un servicio implica que un tercero se haga cargo de parte de los servicios de tu empresa, así que deberías verlo como un socio. Analiza su trayectoria y busca opiniones para encontrar a tu mejor aliado.
- Flexibilidad y escalabilidad. Si tu empresa se encuentra en pleno crecimiento, es importante que las empresas con las que trabajes te ofrezcan opciones para ajustarse de manera sencilla a tus necesidades cambiantes. Así te asegurarás de no dejar pasar ninguna oportunidad de expansión.
