La secretaría de dirección es un puesto clave dentro de cualquier empresa u organización. Contar con una persona adecuadamente cualificada y de confianza puede marcar la diferencia en el funcionamiento del día a día, ya que actúa como nexo de unión entre la dirección y el resto de la plantilla.
Las funciones de las secretarias de dirección y las opciones para cubrirlas han ido cambiando con el tiempo, de la mano de las nuevas tecnologías y las necesidades particulares en cada sector y empresa.
A continuación, repasamos cuáles son las funciones más habituales que desempeñan y cuáles son las alternativas que tienen las empresas para cubrir este rol esencial.
¿En qué consiste la profesión del secretaria/o?
La profesión del secretario o secretaria de dirección se centra en la asistencia ejecutiva y la administración general.
Esto significa que se encargan de organizar la agenda de la dirección, gestionar sus comunicaciones, programar reuniones y organizar viajes y, en general, de descargar a los cargos ejecutivos de tareas más sencillas para hacer que el día a día se desarrolle de forma fluida.
Por tanto, se trata de una profesión que implica tareas administrativas, organizativas y comunicativas.
Funciones de una secretaria de dirección
Las funciones específicas de una secretaria de dirección pueden variar según la empresa concreta, el sector y las necesidades específicas en cada caso, pero algunas de las más comunes son las siguientes:
- Gestión de comunicaciones. Atención de llamadas y comunicaciones por correo electrónico, filtrado y anotación de mensajes relevantes.
- Gestión de agendas. Organización del calendario de dirección, programando reuniones, ferias o visitas y concertando citas.
- Organización de viajes. Reserva de vuelos, alojamientos, y coordinación de las visitas de negocios.
- Gestión de reuniones. Preparación de salas o recursos necesarios para el desarrollo de reuniones, y asistencia en las mismas.
- Preparación de documentación. Apoyo en la dirección en la redacción o solicitud de informaciones e informes.
Aptitudes para el secretariado de dirección
Teniendo en cuenta la exigencia de desarrollar este tipo de tareas en equipos directivos, es esencial que la persona que ocupe el puesto de la secretaría tenga una serie de aptitudes y cumpla una serie de requisitos.
- Organización y gestión del tiempo. La capacidad de llevar a cabo varias tareas de manera simultánea, con eficiencia y responsabilidad es esencial.
- Dotes comunicativas. Al tratar con personas de alto nivel, es imprescindible que sus dotes comunicativas sean adecuadas, tanto para la atención de llamadas como por escrito. El conocimiento de idiomas también puede ser clave, dependiendo de cada empresa en particular.
- Discreción y confianza. La información que se maneja en este puesto puede ser confidencial y crítica para el éxito de la empresa, por lo que se debe tratar de una persona profesional y de confianza.
- Capacidad de adaptación. Interés por desarrollar nuevas habilidades y adaptarse a los cambios tecnológicos o estructurales a los que se pueda enfrentar la empresa.
- Conocimientos técnicos. La habilidad con aplicaciones de ofimática y de organización y calendarización es esencial para ser eficiente en la secretaría.
- Capacidad de resolución de problemas y gestión de conflictos. La capacidad de detectar posibles incidentes y gestionar los conflictos de manera autónoma es imprescindible para que la directiva pueda delegar de manera efectiva.
- Atención al detalle. Desde la revisión de informes hasta la organización de eventos, la meticulosidad es crucial para evitar errores.
Alternativas a las secretarias de dirección presenciales
Repasadas las funciones y aptitudes de la secretaría de dirección, resulta evidente que se trata de un puesto de gran relevancia y responsabilidad que, además, facilita notablemente el día a día en la empresa, al descargar a la dirección de tareas menores.
Con la evolución de la tecnología y la digitalización de las empresas, han surgido alternativas a la figura tradicional de la secretaria de dirección, que facilitan que cualquier empresa pueda disponer de esta figura sin necesidad de contratar a una secretaria de dirección presencial.
Secretaria virtual
Una secretaria virtual realiza las mismas tareas que una secretaria de dirección, pero de manera remota.
Esta opción ha ganado popularidad en los últimos años, ya que permite contar con servicios personalizados a la vez que se ajustan los costes a las necesidades de cada empresa.
Las principales ventajas de este modelo innovador son las relacionadas con los costes, pero también con la confianza que aporta el hecho de poder contar con un equipo profesional, especializado en las tareas de secretaría.
STK, servicios profesionales de secretaría virtual
En STK llevamos 15 años trabajando para que cualquier empresa pueda acceder a los servicios profesionales de secretaría virtual y atención de llamadas. Desde entonces, nos hemos convertido en aliados imprescindibles de muchas pymes que han visto como, al delegar tareas en nosotros, podían dedicar su tiempo a lo verdaderamente importante: el crecimiento de su empresa.
