Si estás emprendiendo o tienes ya una pequeña o mediana empresa en crecimiento, incluso si tienes una gran empresa con grandes picos de trabajo, seguro que con el aumento de la carga de trabajo te has planteado la necesidad de contar con una persona que haga las funciones de secretaría.
Descargar parte de la carga de trabajo con tareas como la gestión de llamadas telefónicas, correos electrónicos, agenda y atención al cliente es siempre una buena idea. Contar con más tiempo para dedicarte a las cuestiones verdaderamente importantes te ayudará a que la empresa siga creciendo.
No obstante, especialmente si estás empezando, puede que la contratación de nuevo personal te suponga un gasto demasiado importante o que, por la carga de trabajo, no necesites a una persona contratada exclusivamente para tu empresa a jornada parcial o completa.
En este contexto es en el que el servicio de telesecretaria te puede ayudar. ¿Quieres saber cómo? Te damos todas las claves a continuación.
¿Qué es una telesecretaria?
Lo que conocemos como telesecretaria es básicamente un servicio de secretaría virtual. ¿Sigues sin saber qué es? Muy sencillo, es un equipo de personas cualificadas que se encargan de desempeñar las funciones que necesita tu empresa de manera remota.
En lugar de contratar a una persona y tenerla en la plantilla, puedes contratar este tipo de servicio ajustado a tus necesidades específicas. Se trata de personas que tienen la formación necesaria para tratar perfectamente a la clientela y proporcionar un servicio de alta calidad.
Con una secretaría virtual, te puedes dedicar a lo verdaderamente importante con la tranquilidad de que todas las llamadas y correos serán atendidos y la agenda estará perfectamente controlada, entre otras funciones.
El coste de este servicio suele ser mucho menor que el de contratar a una persona, por lo que resulta más económico sin renunciar a la calidad y la profesionalidad.
Tus clientes no notarán nada distinto, ya que las llamadas al número de la compañía simplemente se desvían a la centralita del servicio. Las personas asignadas a tu cuenta responderán siempre con el nombre de tu empresa y proporcionarán la información adecuada, exactamente igual que si estuvieran en tus oficinas.
¿Cuáles son sus funciones?
Las tareas que puedes delegar en una secretaría virtual son muy variadas con el objetivo de que puedas contratar los servicios que te resulten más útiles, dependiendo de cuáles sean las necesidades de tu empresa.
El trabajo que suele suponer una mayor carga es la gestión y atención de llamadas, tanto de clientes como de proveedores. Una telesecretaria está formada, al igual que una secretaría propia, con lo que proporcionará un trato excelente e informará de todo lo necesario a las personas que llamen, ya sea para resolver dudas o concertar una reunión.
Por supuesto, toma nota de todos los detalles relevantes para que estés al día y te hace llegar la información por correo electrónico o teléfono móvil.
Por otra parte, se puede encargar también de la gestión de la agenda, programando reuniones según tu disponibilidad, así como de revisar y responder correos electrónicos.
Beneficios para la empresa de contar con un servicio de secretaría virtual
Visto todo esto, seguro que te haces una idea de cuáles son las ventajas y beneficios que obtiene la empresa al contratar una secretaría virtual. Los más destacados son los siguientes:
- Reducción de costes. Una telesecretaria suele suponer un ahorro importante con respecto a la contratación de una persona y su inclusión en la plantilla de la empresa, a la vez que se ahorran costes asociados a la presencialidad, como la necesidad de espacio o los equipos.
- Flexibilidad. Independientemente de la carga de trabajo, una secretaría virtual se ajusta a las necesidades de la empresa, con lo que los gastos se ajustan a la demanda en cada momento, algo especialmente importante en compañías que están creciendo.
- Escalabilidad. Hacer ajustes es muy sencillo y rápido, por lo que podrás ampliar o reforzar el servicio de telesecretaria sin perder tiempo en procesos de selección de personal.
- Disponibilidad. Es probable que la disponibilidad del servicio virtual sea más amplia en horarios que la de una persona contratada para esta labor, con lo que podrás ofrecer una mejor atención al cliente.
- Profesionalidad. Las personas que se encargan de cubrir estas necesidades están perfectamente formadas para brindar una experiencia satisfactoria al cliente, con lo que no te tendrás que preocupar de cubrir este aspecto.
- Mayor productividad. Al delegar tareas no productivas, dispondrás de mucho más tiempo para centrarte en los aspectos verdaderamente importantes y las llamadas no te interrumpirán constantemente.
En resumen, la telesecretaria es un novedoso servicio que responde a la demanda de las empresas que necesitan descargar tareas rutinarias de manera ajustada a su escala. Con el apoyo de un servicio de atención de llamadas profesional como STK, podrás satisfacer a clientes y proveedores a un coste más reducido y dedicar tu tiempo a garantizar el éxito de la compañía.
